チャットワークを本格利用して約1年。メールストレスから解放感を感じる日々。

アプリ, 便利なツール

約1年前からチャットワーク(chatwork)というサービスを利用しています。利用させてもらいながら感じるのは、ChatWork株式会社さんが開発されたこのツールのコンセプトです。

ビジネスが加速するクラウド会議室

チャットワークは、業務の効率化と会社の成長を目的とした、メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールです。

個人間のやりとりもそうですが、複数人が一緒にチームを組んだり、プロジェクトのような形で仕事に取り組む時には、よりこのコンセプトを実感できています。

 

チームやグループで関わる場合

■お客様案件

私はWebのサポートで関わらせて頂く事が多いです。ですのでメンバーでいうと、「お客様の担当者様+数名」と「社内営業担当+デザイナー+自分」で合計5〜10名のチームでWebサイトを運営していく形になっています。

■社内プロジェクトの場合

支社や部署をまたいでチームが編成されます。メンバーどうしが普段近くにいない事も多いです。これも5〜10名のチームで中期的にプロジェクトを動かします。

■外部ブレーンの場合

新しいシステムやツール、特別な技術において外部ブレーンの力をお借りしながら、協働することがあります。社内技術者+自分+外部ブレーンなど、5名前後のメンバー構成です。

 

複数人が絡む時に出てくる課題

①情報共有の方法について

関連メンバーが増えるほどに、情報の伝達や管理が複雑になります。早い段階で、正確に早く情報を共有できる仕組みの必要性をすごく感じます。
・ミーティング議事録の共有
・口頭でのやりとりの記録(デジタル化)
・あいまいなタスク管理
・一方通行なメール送信

②情報の機密性

コミュニケーションや簡単な報連相以外に、外部に漏れると良くない情報のやりとりが必ずでてきます。何かしらのログイン(ID、パスワード)情報はもちろんですが、データの送受信に気をつけなければならなくなります。

結論

情報の共有方法は、メールでは無くグループチャットの方が圧倒的に便利でスムーズ。でもFacebookやLINEなどは、プライベートで利用する事もあり、乗っ取りやうっかり投稿が怖いので、ビジネス用のチャットツールだと安心。

 

ビジネス用ツールの条件

①PCでもスマホでも操作出来ること

外出先からチェックできなければ利便性にかけるので、インターフェース含めてスマホで操作が必須。逆にスマホのアプリだけだとPCから操作できないのでNG。

②必要な機能があること

・グループが作れてチャットが出来ること
・メッセージはもちろん画像やファイルも送れること
・重たいファイルも送受信できること
・プッシュ通知があること
・タスク管理(チェック)ができること
・外部ツールとの連携や拡張性があること

※セキュリティがしっかりしていること

③直感的に操作できること

説明書無しで使い方が分かること。ITリテラシーが高くない人でもストレスを感じずに慣れる事ができるもの。簡単。

④出来れば無料であること

社内外の人たちが活用することもあり、予算の問題からコストがかからない利用方法ができるツール。

 

実現してくれたツール「Chatwork」

今まで案件によって色々なツールを利用してきましたが、ここで記されているような課題を解決してくれるツールでいきついたのが「チャットワーク」でした。

■チャットワーク

chatwork

出典:http://www.chatwork.com/ja/

機能

  • グループチャット
  • タスク管理
  • ファイル共有
  • ビデオ通話/音声通話

アプリインストール

⇒iOS版

⇒Android版

 

特にメール利用が多い方はストレスから解放されるかと

■重いデータを送受信する方

メールで画像を送信する時に、軽いデータならそのまま添付して送信すると思いますが、データが重い時は他サービスを利用してデータの受け渡しを行っている方が多いのではないでしょうか。例えば無料でも利用できるデータ(ファイル)便なんかは、簡単です。先方とのやりとりがメールに限られている場合、私も今でも良く利用させてもらってます。

またクラウドなどでアクセス権限を付与(共有)して、データの受け渡しを行うことも。Dropbox(ドロップボックス)やGoogleドライブなどは、容量に制限がありますが、とても便利なサービスです。

これらのサービスを今でも利用している私ですが、相手がチャットワーク(chatwork)ユーザーの場合は、データの送受信はチャットワーク(chatwork)で完結させています。ドラッグ&ドロップで一瞬で送信が完了します。

■メールで頻繁に同じ人たちにCcを付けて送っている方

チャットワーク(chatwork)では、複数人のユーザーを指定してグループを作ることができます。そして、メッセージを送る時に『To』という機能があり、特定の人に向けたメッセージの場合に利用します。この機能がある事で、グループ内でメッセージのやりとりが流れる中でも、自分宛ての内容を把握する事ができます。

■よく過去のメールに遡って確認している方

過去の履歴を確認したい時ってありますよね。その際、検索機能やフィルタをかけて探すと思いますが、思ったように見つけにくい時があります。同じ相手でもメールアドレスが違ったり、件名が入ってなかったりするとより大変です。私はしょっちゅう『F4(Windows )』で検索してました。

チャットワーク(chatwork)は、個人間のやりとりはもちろん、グループや案件などでグループを作っていると、いちいちフィルタをかける必要がありません。またチャットワークは検索機能が非常に充実しています。

 

まとめ

約1年利用して感じること。チャットワーク(chatwork)ですべての機能をまかなう事は出来ませんが、他の外部ツールと連携しながら活用することで、コンセプトにあるような「ビジネスを加速させるクラウド会議室」になってくれています。

チャット系ツールやプロジェクト系ツールを利用されていない方は、無料プランもありますので、試しに利用されと良いかもしれません。私の会社では、数人が無料プランで試した後に、運用方法やルールなどを作り、有料プランで全社員導入に至りました。

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長沼 大樹

メディア運営・分析・LPO・WEB広告などにおいて、様々な企業のWebマーケティングをサポート。Google AdWords 認定資格保持。Googleアナリティクス個人認定資格(GAIQ)保持。aaa

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Posted by 長沼 大樹