チャットワークを本格利用して約１年。メールストレスから解放感を感じる日々。
約１年前からチャットワーク（chatwork）というサービスを利用しています。利用させてもらいながら感じるのは、ChatWork株式会社さんが開発されたこのツールのコンセプトです。
チャットワークは、業務の効率化と会社の成長を目的とした、メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールです。
個人間のやりとりもそうですが、複数人が一緒にチームを組んだり、プロジェクトのような形で仕事に取り組む時には、よりこのコンセプトを実感できています。
チームやグループで関わる場合
■お客様案件
私はWebのサポートで関わらせて頂く事が多いです。ですのでメンバーでいうと、「お客様の担当者様＋数名」と「社内営業担当＋デザイナー＋自分」で合計5〜10名のチームでWebサイトを運営していく形になっています。
■社内プロジェクトの場合
支社や部署をまたいでチームが編成されます。メンバーどうしが普段近くにいない事も多いです。これも5〜10名のチームで中期的にプロジェクトを動かします。
■外部ブレーンの場合
新しいシステムやツール、特別な技術において外部ブレーンの力をお借りしながら、協働することがあります。社内技術者＋自分＋外部ブレーンなど、5名前後のメンバー構成です。
複数人が絡む時に出てくる課題
①情報共有の方法について
関連メンバーが増えるほどに、情報の伝達や管理が複雑になります。早い段階で、正確に早く情報を共有できる仕組みの必要性をすごく感じます。
・ミーティング議事録の共有
・口頭でのやりとりの記録（デジタル化）
・あいまいなタスク管理
・一方通行なメール送信
②情報の機密性
コミュニケーションや簡単な報連相以外に、外部に漏れると良くない情報のやりとりが必ずでてきます。何かしらのログイン（ID、パスワード）情報はもちろんですが、データの送受信に気をつけなければならなくなります。
結論
情報の共有方法は、メールでは無くグループチャットの方が圧倒的に便利でスムーズ。でもFacebookやLINEなどは、プライベートで利用する事もあり、乗っ取りやうっかり投稿が怖いので、ビジネス用のチャットツールだと安心。
ビジネス用ツールの条件
①PCでもスマホでも操作出来ること
外出先からチェックできなければ利便性にかけるので、インターフェース含めてスマホで操作が必須。逆にスマホのアプリだけだとPCから操作できないのでNG。
②必要な機能があること
・グループが作れてチャットが出来ること
・メッセージはもちろん画像やファイルも送れること
・重たいファイルも送受信できること
・プッシュ通知があること
・タスク管理（チェック）ができること
・外部ツールとの連携や拡張性があること
※セキュリティがしっかりしていること
③直感的に操作できること
説明書無しで使い方が分かること。ITリテラシーが高くない人でもストレスを感じずに慣れる事ができるもの。簡単。
④出来れば無料であること
社内外の人たちが活用することもあり、予算の問題からコストがかからない利用方法ができるツール。
実現してくれたツール「Chatwork」
今まで案件によって色々なツールを利用してきましたが、ここで記されているような課題を解決してくれるツールでいきついたのが「チャットワーク」でした。
■チャットワーク
出典：http://www.chatwork.com/ja/
機能
- グループチャット
- タスク管理
- ファイル共有
- ビデオ通話／音声通話
アプリインストール
特にメール利用が多い方はストレスから解放されるかと
■重いデータを送受信する方
メールで画像を送信する時に、軽いデータならそのまま添付して送信すると思いますが、データが重い時は他サービスを利用してデータの受け渡しを行っている方が多いのではないでしょうか。例えば無料でも利用できるデータ（ファイル）便なんかは、簡単です。先方とのやりとりがメールに限られている場合、私も今でも良く利用させてもらってます。
またクラウドなどでアクセス権限を付与（共有）して、データの受け渡しを行うことも。Dropbox（ドロップボックス）やGoogleドライブなどは、容量に制限がありますが、とても便利なサービスです。
これらのサービスを今でも利用している私ですが、相手がチャットワーク（chatwork）ユーザーの場合は、データの送受信はチャットワーク（chatwork）で完結させています。ドラッグ＆ドロップで一瞬で送信が完了します。
■メールで頻繁に同じ人たちにCcを付けて送っている方
チャットワーク（chatwork）では、複数人のユーザーを指定してグループを作ることができます。そして、メッセージを送る時に『To』という機能があり、特定の人に向けたメッセージの場合に利用します。この機能がある事で、グループ内でメッセージのやりとりが流れる中でも、自分宛ての内容を把握する事ができます。
■よく過去のメールに遡って確認している方
過去の履歴を確認したい時ってありますよね。その際、検索機能やフィルタをかけて探すと思いますが、思ったように見つけにくい時があります。同じ相手でもメールアドレスが違ったり、件名が入ってなかったりするとより大変です。私はしょっちゅう『F4（Windows ）』で検索してました。
チャットワーク（chatwork）は、個人間のやりとりはもちろん、グループや案件などでグループを作っていると、いちいちフィルタをかける必要がありません。またチャットワークは検索機能が非常に充実しています。
まとめ
約１年利用して感じること。チャットワーク（chatwork）ですべての機能をまかなう事は出来ませんが、他の外部ツールと連携しながら活用することで、コンセプトにあるような「ビジネスを加速させるクラウド会議室」になってくれています。
チャット系ツールやプロジェクト系ツールを利用されていない方は、無料プランもありますので、試しに利用されと良いかもしれません。私の会社では、数人が無料プランで試した後に、運用方法やルールなどを作り、有料プランで全社員導入に至りました。